AI メールアシスタント: メリット、事例、課題

メールを書いたり、メールの受信トレイを整理したりするときに行き詰まったと感じたことはありませんか? 大量に書かなければならない場合、実際にはかなり大変になります。

AI メール アシスタントはまさにそれを実現するお手伝いをします。今日では自動化が盛んに行われており、メールの自動化もその流れに乗っています。 

このブログ記事では、AI メール アシスタントと、それがメール送信業務の改善にどのような効果をもたらすかについて説明します。 

AI メールアシスタントとは何ですか?

AI メール アシスタントは、人工知能 (AI) を使用してメールの管理を改善し、迅速化するインテリジェントなメール ツールです。このようなツールは、ユーザーの指示と、以前のメールのやり取りから得られたコンテキスト情報の両方を解釈および分析することで機能します。 

を通して 自然言語処理 (NLP) そして 機械学習 (ML) アルゴリズムにより、AI メール アシスタントは言語、トーン、意図のニュアンスを理解し、ユーザーのニーズや好みに合わせて関連性のある AI メール応答システムを生成できます。

これらのスマートなメールアシスタントは、単純なメール作成以上のものを提供します。最適化において重要な役割を果たします。 受信トレイ管理 受信メッセージをインテリジェントに優先順位付けすることで、最も重要なメールがユーザーの目に留まるようにします。 

さらに、長くて複雑なメールを要約して要点を抽出し、ユーザーの時間を節約して効率を向上させることができます。これにより、AI メール アシスタントは、反復的なタスクを自動化し、重要なメールを見落とすリスクを減らし、整理された受信トレイを維持するのに役立つため、大量のコミュニケーションを処理する専門家にとって非常に貴重です。 

全体的に、電子メールによるコミュニケーションはより 効率的 そして パーソナライズされた.

2024 年の 5 つのスマート メール アシスタント 

それでは、メールの受信トレイを整理し、高品質のメールを作成するのに役立つ 5 つのトップ メール アシスタントを見てみましょう。

ツール	特徴	価格設定
フローライト	🔵メールテンプレートに最適 🔵AI搭載ライティングアシスタント 🔵合理化されたワークフロー 🔵生産性の向上 🔵AIメール作成用のテンプレートが20以上	ライト 15 メッセージ / 月 $5/月 プレミアム 150 メッセージ / 月 $15/月 無制限 無制限のメッセージ / 月 $30/月 詳細: https://www.flow-ai.com/flowrite-pricing
ゲットジーニー	🔵メールのコピーライティングに最適 🔵メール本文を作成するためのさまざまなテンプレート 🔵生産性の向上 🔵合理化されたワークフロー 🔵比較的予算に優しい	スターター $9 / 月 ライター $17.1 / 月 プロ $44.1 / 月 代理店 $89.1 / 月 詳細: https://getgenie.ai/pricing/
手紙	🔵チームコラボレーションに最適 🔵ツールとワークフローを統合 🔵強力な応答サポートとオンボーディング 🔵スムーズで共同的なメール送信。	スターター $18 / 月 生産的 $30 / 月 仕事 $45 / 月 詳細: https://missiveapp.com/pricing
Klart の AI メールアシスタント	🔵メール要約に最適 🔵メール翻訳 🔵レスポンス生成 🔵文法と文章の修正 🔵ChatGPTに質問する	プロ 5人のユーザーから 1ユーザーあたり月額15ユーロ 企業 100人のユーザーから 営業担当へのお問い合わせ 詳細: https://www.klartai.com/pricing
暖かい	🔵メールのパーソナライズに最適 🔵LinkedInとウェブサイト分析 🔵自動パーソナライゼーション 🔵目的に基づいたメールの作成	10 クレジット無料、その後は月額 $59 で 500 クレジット。

📧Flowrite – 最高級のメールテンプレート

この優れた AI ツールは、AI を活用した文章の提案、ユーザーフレンドリーなインターフェース、カスタマイズ可能なテンプレートのライブラリを通じて、メールの作成を簡素化します。

これらの機能により、Flowrite は電子メールやメッセージを迅速かつ頻繁に効率的に作成するのに最適な選択肢となります。 

Flowrite は、Chrome 拡張機能を通じて、Gmail、LinkedIn、Web ブラウザなどの一般的なプラットフォームとシームレスに統合されます。

📧GetGenie AI – AI によるメール作成が簡単かつスムーズになります

この AI および SEO コンテンツ アシスタントは、電子メールの下書きや電子メールの要点の概要作成にも最適なツールです。

オプション付きのプロンプトに対して、素早くスムーズに応答します。例えば、 テンプレート、 魔神モードは、指示に応じてさまざまな応答を出します。創造性の尺度 1 ～ 5 から選択できる 2 ～ 6 個の回答が表示されます。 

また、 8言語 好みに応じて選択し、メールを作成します。 

GetGenie は、キーワード調査、競合分析、SEO、コピーライティング、その他の貴重な機能も提供します。 

次のいずれかとしてご利用いただけます。 SaaS製品t または WordPress プラグイン。 

📧Missive – メールによる迅速かつ簡単なチームコラボレーション

Missive は、チームコラボレーション用に構築された AI メールアシスタントです。

Missive は、チーム全体が電子メールを介して共同作業できる共有受信トレイを提供し、電子メールのやり取りを減らします。また、大規模な共同作業ツール スイートも備えています。 

さらに、組み込みのチーム チャットを使用すると、メールについて簡単に話し合ったり、リアルタイムでタスクを委任したりできます。さらに、定型応答やメール テンプレートを作成して、チーム全体で一貫性のあるブランド メッセージングを実現できます。

📧Klart の AI メールアシスタント – メールを簡単に要約

これは電子メールに ChatGPT を使用する素晴らしいツールです。

ChatGPT は、要約を通じてコンテキストを理解するのに役立ちます。このツールを使用すると、受信トレイで ChatGPT を最大限に活用できます。 

Klart は ChatGPT を使用して Gmail AI アシスタントを作成し、メールの要約にかかる時間を短縮して要点をつかむ手助けをします。これにより、重要な点を確実に受け取れるようになり、会議の承諾や辞退などの返信も生成されます。

AI メール アシスタントは、下書きの返信を受け取り、文法上の誤りを修正したり、不明瞭な表現を改善したりして改善します。さらに、13 の言語に翻訳できます。 

📧Warmer – 最高レベルのパーソナライズされたメールを保証します

AI 駆動型の電子メール パーソナライゼーション ツールである Warmer は、電子メールのあらゆる側面をカスタマイズして、エンゲージメントと売上を向上します。

Warmer は、LinkedIn プロフィール、Web サイト、CSV ファイルなどのソースからデータをスキャンして分析し、件名、本文、行動喚起などのメールのパーソナライズされた要素を作成します。

例えば、見込み客の リンクトイン プロフィールリンクをクリックすると、このツールはプロフィールをスキャンして必要な情報を抽出します。この情報を組み込み、高度にパーソナライズされた賛辞で販売メールを開始します。

メール自動化 AI が優れている点は何ですか?

1980 年代半ば以来、電子メールはビジネス コミュニケーションの基礎となっています。

長年にわたり、メールはスケジュール設定や受信トレイの整理などの機能とともに進化してきました。しかし今日、私たちはメールの処理方法に大きな革命を起こそうとしています。それは AI と自動メール管理によるものです。

多くのスタートアップ企業が、AIがこのような変化を推進するための革新的なツールを開発しています。 バーチャルアシスタント面倒な電子メールタスクを自動化し、電子メール管理を強力かつ効率的なエクスペリエンスに変えます。

AI メール アシスタントが今日どのようにサポートできるか、いくつか見てみましょう。

🖊️メールの内容を要約する:

AI メール アシスタントは、大量のコミュニケーションを処理するプロフェッショナルにとって大きな利点となります。貴重な時間を費やして長いメールを読む代わりに、AI アシスタントはこれらのメッセージを簡潔な要約に素早くまとめ、最も重要なポイントを強調表示します。 

この機能により、重要な情報を把握し、詳細にとらわれることなく情報に基づいた意思決定を行い、迅速な行動をとることができます。AI は重要なポイントを抽出して提示することでワークフローを合理化し、すべてのメールのすべての単語を精査することなく、最も重要なことに集中できるようにします。 

🖊️メールから特定のデータを取得する:

従来のメール検索機能を使って特定の情報を見つけようとすると、誰もがイライラすることがあるでしょう。AIメールアシスタントは、受信トレイを徹底的に調べて、日付、請求書番号、連絡先情報などの重要な詳細を抽出し、このデータを次のようなツールと統合することもできます。 CRM または Google カレンダー。

🖊️AI メール応答とテンプレートの生成: 

スマートな自動メールアシスタントは、受信したメッセージのトーンや文脈に合った返信を作成し、単調でロボットのような返信ではなく、自然で本物のような返信を実現します。 GetGenie AI 電子メールのコピーライティングに役立ちます。 

AI搭載のメールソリューションは、メールも提供します テンプレート 適切なレイアウトでメールを素早くスムーズに作成するのに役立ちます。テンプレートを元の形式のまま使用することも、必要に応じて編集することもできます。 

🖊️受信トレイを整理する: 

AI 搭載のメール ツールは、メールを分類、タグ付け、優先順位付けできるため、整理されていない受信トレイを整理されたハブに効率化できます。これにより、必要なときに重要なメールを簡単に見つけることができます。

🖊️メールのスケジュール設定:

AI メール アシスタントは、コミュニケーションを最適化し、時間をより効果的に管理するための強力な方法を提供します。AI を使用することで、ユーザーはメールが最適なタイミングで送信されるように自動的にスケジュールを設定できるため、受信者が最も目にして反応する可能性の高いタイミングでメッセージが届くようになります。

異なるタイムゾーンで作業している場合や、複数のクライアントを管理している場合、この機能を使用すると、手動入力を必要とせずに戦略的なタイミングを実現できます。また、AI は過去のやり取りを分析し、受信者の行動に基づいてメールを送信する最適な時間を提案できるため、タイムリーな応答の可能性が高まります。

AIメールソフトウェアを活用する方法 

AI 電子メール アシスタントを使用して、電子メールを整理、作成し、同僚、ベンダー、クライアント、顧客に送信する方法は数多くあります。 

AI メール作成ツールは、さまざまな種類のメールの下書きを生成し、フレーズや文法の提案を改善します。さらに、希望するトーンに合わせて文章スタイルを調整する能力を評価することもできます。

たとえば、人気の AI メール アシスタント Flowrite を使用すると、ニーズやスタイルに応じてメールを作成できます。 

すぐに使い始めることができる組み込みテンプレートが用意されており、必要に応じて編集することができます。

国際的な関係者とコミュニケーションをとる場合、AI メールライターまたはアシスタントが言語ニーズに対応する必要があります。 ゲットジーニーAGetGenie は、このようなメールの作成に非常に役立ちます。以下のクリップをチェックして、GetGenie が複数のサポート言語で、メール作成に使用できる AI 支援によるコピー生成にどのように役立つかを確認してください。

AI メールオーガナイザーは、導入を簡素化し、ワークフローを合理化する直感的なユーザーインターフェイスも提供します。これには、効率的な受信トレイ管理も含まれます。メール受信の優先順位を付けたり、メールを重要度に応じて別々のフォルダーに整理したり、これらをすべて 1 つまたは 2 つのプロンプトですばやく実行できます。 

スマートな電子メール アシスタントは、好みの電子メール クライアントやオペレーティング システムともうまく統合できます。

さらにAI メールアシスタントを探すときは、メールの配信可能性という要素を見落とさないことが重要です。 無料のメールアドレス検証ツール は、メールが確実に宛先の受信者に届くようにするのに役立ちます。送信前にアドレスを確認することで、リストをクリーンに保ち、全体的なエンゲージメント率を向上させることができます。

注意すべき制限

多くの AI アプリケーションと同様に、電子メールに電子メール生産性ツールを使用する場合にも、独自の課題が伴います。

まず、 AIは誤って機密情報や個人情報をメールに含める可能性がある AI ツールが安全であっても、共有すべきではない情報です。そのため、送信ボタンを押す前に、AI によって生成されたメールを注意深く確認することをお勧めします。

もう 1 つの問題は、GPT のような大規模言語モデル (LLM) を搭載した AI ツールにあります。 AIはしばしば誤った情報を提供する。これをAI幻覚と呼ぶ。これらは、AI が事実ではないことを事実として提示した場合に発生します。

さらに、 AIが生成したメールはメールプロバイダーによってスパムとしてフラグ付けされる可能性があるAIが書いたコピーや文章は、時には形式的すぎたり機械的すぎたりして、スパムフィルターに引っかかることがあります。メールが目的の受信箱に届くようにするには、 DMARC 電子メール ドメインに記録され、電子メール アドレスの信頼性を高めることができます。

常にメールを確認し、必要に応じて編集して、人間味があり、正しく書かれているようにすることをお勧めします。 

最後の言葉

AI メール アシスタントは、メールの作業、整理、下書きの方法を変えています。この分野での新たな進歩により、メールの送受信は高速、効率的、かつ合理化されたプロセスの新たな領域に入りつつあります。 

課題はありますが、電子メール自動化 AI の利点は障害を上回ります。したがって、より良い結果を得るためにこれらのツールを活用してみるべきです。